ZASADY WYSTAWIANIA I ODBIERANIA FAKTUR KSeF STOSOWANE PRZEZ POLIMEX MOSTOSTAL S.A. OD 1 LUTEGO 2026 R.
Informujemy, że Polimex Mostostal S.A. (dalej: PxM lub Spółka), od 1 lutego 2026 r. jest zobowiązany do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF).
Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) wyjątkami staje się obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).
Spółki z Grupy Kapitałowej Polimex Mostostal wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. niezależnie, czy obowiązek ich dotyczy od 1 lutego 2026 r., czy 1 kwietnia 2026 r.
W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez PxM, które mają zastosowanie od 1 lutego 2026 r.
- nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
- przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne) PxM będzie udostępniał fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.
Faktury wystawiane dla PxM S.A. (faktury zakupowe) oraz Spółek z Grupy Kapitałowej Polimex Mostostal
- 1 lutego 2026 r. prosimy nie przysyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.
- do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF), które są niezbędne, aby Polimex Mostostal S.A. lub Spółka z Grupy Kapitałowej Polimex Mostostal mógł rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres wskazany w umowie. W temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik.
- Mostostal nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.
- przypadku przekazania dostawcy/podwykonawcy przez jednostkę biznesową Spółki PxM lub Spółki z Grupy Kapitałowej Polimex Mostostal numeru zamówienia, informacja ta powinna zostać zamieszczona w fakturze KSeF. Preferowanym miejscem przekazania numeru zamówienia jest sekcja Fa/Warunki Transakcji/Zamówienia.
Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu Nr zamówienia wpisywać wyłącznie wartość numeryczną, bez dodatkowych liter i znaków. Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż do tego dedykowane w Schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.